L'azienda gestiva il flusso di lavoro a computer – in questo caso alcuni iMac – utilizzando principalmente le funzioni di sistema: una rubrica condivisa di contatti e tutti i documenti in cartelle su iCloud, suddivise per cliente. Tutti i dati erano automaticamente disponibili sugli iPhone aziendali. All'aumentare del volume di lavoro, questo metodo ha iniziato a mostrare i suoi limiti, soprattutto nella gestione "manuale" delle informazioni, senza alcun modo di mettere i dati in relazione tra di loro.
Le sezioni sviluppate per la versione iniziale del gestionale sono ciò che ci si aspetta da un applicativo di questo tipo: anagrafica clienti e fornitori, lavori, annotazioni, allegati, foto di cantiere, calendario delle lavorazioni.
Queste sezioni sono state il necessario punto di partenza per poter sviluppare le funzioni più interessanti e maggiormente personalizzate.
Il preventivo veniva creato a partire da un documento di Word "globale" con tutte le voci, da cui venivano copiati singoli paragrafi e incollati nel documento destinato al cliente. L'anagrafica e i calcoli dei costi venivano inseriti manualmente. In pratica: un lavoro lungo, noioso, e a basso valore aggiunto.
Tutte le voci di preventivo sono state inserite a database, ordinate per categoria, ognuna con la possibilità di inserire un costo a corpo oppure un costo unitario insieme all'unità di misura. È possibile creare autonomamente una nuova categoria o voce di preventivo.
Per generare un preventivo, ora è sufficiente selezionare le voci da un elenco, e inserire le quantità o il costo a corpo. Per quanto riguarda le quantità, è possibile inserire un calcolo annotato da conservare a database: ad esempio si può scrivere "abitazione 12*8 + garage 4*3" e il gestionale calcola automaticamente i metri quadri da inserire nel totale. I dati del cliente e del cantiere sono ricavati dalle informazioni già presenti a gestionale. Viene quindi generato un PDF identico a quello precedente (font, grafica, impaginazione) ma con un notevole risparmio di tempo e minor rischio di errore.
Il procedimento è simile per i contratti e i consuntivi. Il contratto viene generato automaticamente con i dati anagrafici del cliente, costi e acconti calcolati automaticamente, allegando in coda il preventivo di riferimento. Nel consuntivo è possibile raggruppare più preventivi e aggiungere alcune voci aggiuntive non previste inizialmente o non calcolabili in anticipo.
I documenti definitivi vengono resi automaticamente disponibili nell'area cliente, generata alla creazione del primo documento. Il gestionale invia un'e-mail con le credenziali temporanee da cambiare al primo accesso.